Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử AZ INVOICE

lưu trữ hóa đơn điện tử AZINVOICE

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐẦU VÀO ĐÚNG LUẬT

Thông thường, người bán xuất hóa đơn điện tử gửi cho người mua bằng 1 số cách sau đây:

  • In ra giấy gửi cho người mua
  • Gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua email.
  • Gửi tin nhắn thông báo mã tra cứu hóa đơn.

Vậy làm sao để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đúng luật?

Theo quy định của Pháp luật:

Theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 119/2018,

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử …

Khoản 1, Điều 11, Nghị định 119/2018:

Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử”.

Mục b +mục c, Khoản 3, Điều 11, Nghị định 119/2018:

b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của Luật kế toán

c) In được ra giấy hoặc tra cứu đượ khi có yêu cầu.”

Như vậy, định dạng gốc của Hóa đơn điện tử là dạng file (xml).

  • Cách kiểm tra và cách lưu trữ như sau:
STT Trường hợp Cách kiểm tra và lưu trữ
1 Người mua nhận được hóa đơn giấy – là bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử gốc. Người mua tìm – tra cứu hóa đơn gốc XML và tìm cách đọc file gốc này(1) – sau đó đối chiếu dữ liệu giữa bản gốc (xml) và bản nhận được, nếu khớp dữ liệu, người mua tiến hành lưu trữ bản gốc (xml) về máy tính, lưu lại thông tin link tra cứu và mã tra cứu, lưu lại Hóa đơn giấy hoặc lưu file PDF (nếu cần).
2 Người mua nhận được bản PDF – là bản thể hiện của Hóa đơn điện tử gốc
3 Người mua nhận được thông tin hóa đơn và link và mã tra cứu hóa đơn (thông qua tin nhắn SMS, chat, email …)

 

(*): Đối với người mua hàng khi nhận được hóa đơn đầu vào, phía dưới có ghi: Cung cấp bởi Công ty TNHH Công Nghệ LCD Việt Nam hoặc AZ Invoice => người mua chỉ cần vào trang web: https://azinvoice.vn/#/search-xml => chọn file xml cần đọc => xong.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

1900 571 252