banner 2

Những lưu ý khi sử dụng Hóa Đơn Điện Tử kế toán cần nắm

  • 01/12/2019
  • 675

Doanh nghiệp là chủ thể bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi lập và xuất hóa đơn bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

Đối tượng tiếp cận và sử dụng chiếm đến 95% là kế toán. Vậy kế toán cần nắm rõ các lưu ý sau đây để trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn. Cụ thể như thế nào hãy cùng theo dõi bài viết từ AZ Invoice

Kế toán nắm rõ nghị định 119/2018/NĐ-CP

Trong thực tế kế toán sẽ là người trực tiếp chọn mẫu hóa đơn mà Doanh Nghiệp mình sẽ sử dụng. Việc lựa chọn mẫu hóa đơn phù hợp đẹp mắt cũng sẽ giúp quảng quá hình ảnh của Doanh Nghiệp đến khách hàng .

>> Tham khảo 150 mẫu hóa đơn siêu đẹp hợp lệ từ AZ Invoice

Mặc khác kế toán còn trực tiếp lập hóa đơn, gửi hóa đơn và xử lý các vấn đề liên quan mà các bước này đều phải được thực hiện chuẩn chỉnh theo quy định.

Vì vậy, kế toán đặc biệt lưu ý chủ động đọc và tìm hiểu pháp luật hiện hành liên quan đến hóa đơn điện tử.

Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.

Vì thế nên trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán vẫn có thể áp dụng quy định hiện có ở các nghị định này. Tuy nhiên từ ngày 1/11/2020, các Nghị định này sẽ hết hiệu lực thi hành, kế toán cần nắm rõ các mốc thời gian theo quy định để thực hiện.

Quy trình sử dụng hóa đơn điện tử

Những lưu ý khi sử dụng Hóa Đơn Điện Tử kế toán cần nắm
Những lưu ý khi sử dụng Hóa Đơn Điện Tử kế toán cần nắm

Để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán cần lưu ý thực hiện 5 bước khởi tạo như sau:

Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

  • Phần mềm được Tổng cục Thuế chứng nhận về chất lượng.
  • Có kinh nghiệm trong các phần mềm công nghệ khác nhau.
  • Có kinh nghiệm triển khai thành công cho các thương hiệu lớn.

Nắm được như cầu sử dụng hóa đơn điện tử của Doanh Nghiệp

  • Kế toán nắm vững tình hình kinh doanh của Doanh Nghiệp.
  • Ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín.
  • Trực tiếp sử lý các vấn đề liên quan đến Thuế trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.

Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã tích hợp sẵn mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành. Kế toán chỉ cần nhập thông tin doanh nghiệp và gửi cho cơ quan Thuế quản lý để đăng ký sử dụng.

Tạo mẫu hóa đơn

Tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã quy định rõ về nội dung trên hóa đơn điện tử, các loại hóa đơn điện tử và các trường hợp đặc biệt. Kế toán hoàn toàn có thể tạo lập mẫu hóa đơn theo mẫu có sẵn hoặc lựa chọn mẫu hóa đơn mà nhà cung cấp thiết kế.

Thông báo phát hành sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi hoàn thành 4 bước trên, kế toán chủ động lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Kế toán có thể lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

  • Chữ ký số (Token)
  • Thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (XML),
  • Hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn bản Scan sau đó đính kèm vào một file Word.

Trường hợp kế toán không tự hoàn thành các thủ tục trên. Có thể liên hệ trực tiếp qua số điện thoại 1900 57 12 52 để được hổ trợ.

Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế sẽ không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Bởi đặc điểm tiện lợi nhất của loại hóa đơn điện tử này là ngay trong quá trình tạo lập, kế toán phải gửi hóa đơn đến hệ thống của cơ quan Thuế để nhận mã xác nhận. Chính vì thế, hóa đơn nào được cấp mã đều được đồng bộ với thông tin của cơ quan Thuế và kế toán của doanh nghiệp đó không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử.

Những lưu ý khi sử dụng Hóa Đơn Điện Tử kế toán cần nắm
Những lưu ý khi sử dụng Hóa Đơn Điện Tử kế toán cần nắm

Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế vẫn phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, với phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán không còn phải thống kê và nhập thủ công mà chỉ cần thao tác qua vài click chuột là có bản báo cáo chuẩn thông tin và đúng mẫu. Bởi vì, khi kế toán lập hóa đơn điện tử trên phần mềm, hóa đơn nào được xuất, hóa đơn nào sửa đổi hay hóa đơn chưa sử dụng được tính toán ngay trên phần mềm. Khi có nhu cầu xuất báo cáo, kế toán chỉ cần thao tác là có thông tin cần thiết.

Thường xuyên liên lạc với nhà cung cấp phần mềm

Kế toán trong quá trình xử lý nghiệp vụ trên phần mềm cần thiết phải phối hợp với nhà cung cấp. Đặc biệt khi phát sinh vấn đề liên quan đến phần mềm, hệ thống hay các chi tiết trong báo cáo hoặc lập và gửi hóa đơn cho khách hàng. Chính vì thế mà ngay từ đầu, khi lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp có chính sách chăm sóc khách hàng 24/7 để được hỗ trợ bất kỳ lúc nào nếu cần.

Công ty Công Nghệ LCD Việt Nam cung cấp phần mềm HĐĐT AZ Invoice

Hiện nay, Công ty Công Nghệ LCD Việt Nam là một trong những nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, được tổng Cục Thuế thẩm định. Đây là phần mềm hỗ trợ cho việc giao dịch hóa đơn điện tử được thông suốt, an toàn và mang lại lợi ích lớn cho người dùng. Cá nhân và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hãy liên hệ để đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử AZ Invoice.

Tin tức liên quan

Hướng dẫn đăng nhập dành cho người mua, người bán trên phần mềm AZ Invoice

Hướng dẫn đăng nhập dành cho người mua, người bán Cách thức lấy lại mật khẩu AZ Invoice

Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử AZ INVOICE

Người mua tìm – tra cứu hóa đơn gốc XML và tìm cách đọc file gốc này(1) – sau đó đối chiếu dữ liệu giữa bản gốc (xml) và bản nhận được, nếu khớp dữ liệu, người mua tiến hành lưu trữ bản gốc (xml) về máy tính, lưu lại thông tin link tra cứu và mã tra cứu, lưu lại Hóa đơn giấy hoặc lưu file PDF

Quy trình đăng ký, phát hành hóa đơn điện tử AZ Invoice

Quy trình đăng ký, phát hành hóa đơn điện tử AZ Invoice

File hướng dẫn sử dụng AZ Invoice

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử AZ

Phần mềm hỗ trợ kê khai, nộp thuế, giao dịch điện tử qua mạng

Tổng hợp phần mềm cài đặt kê khai điện tử. Tài liệu hướng dẫn kê khai điện tử chuyên nghiệp. kê khai điện tử thuế, kê khai điện tử bhxh, Kê khai hải quan, Kê khai hóa đơn điện tử,…

Gói thuê dịch vụ

Trả phí theo số lượng đăng ký mua Quý khách không cần đầu tư hạ tầng: máy chủ, tường lửa ... AZ lưu trữ miễn phí 10 năm

Gói bản quyền phần mềm (lincence)

Mô tả sơ lược: Gói sản phẩm cho phép không giới hạn số lượng hóa đơn xuất, dữ liệu hóa đơn hoàn toàn nằm hoàn toàn tại doanh nghiệp. Khách hàng trả phí Licence phần mềm cho năm đầu tiên, các năm tiếp theo trả phí duy trì, bảo dưỡng (15-25%) Khách hàng tự đầu tư hạ tầng: máy chủ Quý khách được sử dụng Website theo tên miền riêng. Quý khách sử dụng các tính năng có sẵn, các yêu cầu chỉnh sửa riêng sẽ được tính phí hợp lý.

Gói giải pháp

Mô tả sơ lược: Gói sản phẩm cho phép không giới hạn số lượng hóa đơn xuất, dữ liệu hóa đơn hoàn toàn nằm hoàn toàn tại doanh nghiệp. Khách hàng trả phí Licence phần mềm cho năm đầu tiên, các năm tiếp theo trả phí duy trì, bảo dưỡng (15-25%) Khách hàng tự đầu tư hạ tầng: máy chủ Quý khách được sử dụng Website theo tên miền riêng. Quý khách tư vấn và triển khai các giải pháp kỹ thuật để đảm bảo việc kết nối theo yêu cầu riêng.

Demo

Tài khoản demo phần mềm AZ Invoice

Tổng Cục Thuế hướng dẫn thời hạn áp dụng hoá đơn điện tử

Để hướng dẫn về thời hạn áp dụng hoá đơn điện tử (HĐĐT), Tổng cục Thuế đã ban hành công văn số 3920/TCT-DNL về việc thực hiện hoá đơn điện tử.

Toàn văn nghị định 123/2020/NĐ-CP

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; việc quản lý, sử dụng chứng từ khi thực hiện các thủ tục về thuế, thu phí, lệ phí và quy định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.