banner 2

File hướng dẫn sử dụng AZ Invoice

  • 10/12/2019
  • 692

Tài liệu hướng dẫn sử dụng

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ AZ INVOICE

Phiên bản: 3.3 – T12.2019

 

Người lập, thẩm định, duyệt

Người lập

Thẩm định

Phê duyệt

Team support

Lê Thành Đạt

Đặng Quang Huy

 

Chú thích:

Nội dung

Diễn giải

User

Người dùng

HDDT

Hóa đơn điện tử

 

Lưu ý:

Trình duyệt kiến nghị: Google Chrome

Tổng đài hỗ trợ kỹ thuật: 1900 57 12 52

 

A. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

  1. GIỚI THIỆU CHUNG
  • Link đăng nhập: https://azinvoice.vn
  • Tại 1 thời điểm, 1 user có thể được nhiều người dùng cùng lúc.
  • Để tạo hóa đơn, người dùng nên lập sẵn danh mục sản phẩm, danh mục khách hàng để lập hóa đơn nhanh, thuận tiện.
  • Phần mềm sử dụng Tool ký số riêng, không ảnh hưởng đến java của máy tính người dùng. Ngoài ra, DN có thể đăng ký sử dụng Chữ ký số HSM => không cần token, không cần cài tool ký số, giá chỉ 880.000đ/năm.
  1. CÁC TÍNH NĂNG

Các tính năng có sẵn, không thu phí:

+ Tạo hóa đơn:

  • Tạo sản phẩm khuyến mãi.
  • Chiết khấu: theo % hoặc theo giá trị
  • Hóa đơn ngoại tệ (thanh toán bằng vnđ hoặc ngoại tệ).
  • Ẩn cột số lượng, đơn giá.
  • Xử lý lệch 1 đồng.
  • Tạo Hóa đơn ngoại tệ.
  • Linh động trong việc làm tròn số.
  • Tạo Hóa đơn nhiều trang.
  • Tạo ghi chú và tạo Phí khác.

+ Gửi hóa đơn nháp cho người mua

+ Tự động tạo biên bản (hủy/điều chỉnh/thay thế) điện tử.

+ Import sản phẩm, khách hàng, hóa đơn từ excel

+ Người bán và người mua: Ký số hóa đơn

+ Ký hàng loạt (nhiều tờ cùng lúc)

+ Nhiều người ký số cùng lúc.

+ Gửi email cho nhiều người

+ Tra cứu hóa đơn nhanh (xác thực tra cứu hóa đơn bằng 2 yếu tố)

+ Tra cứu nhiều hóa đơn cùng lúc

+ Hỗ trợ nhanh nhất

+ Xuất báo cáo:

  • Tình hình sử dụng hóa đơn (BC26)
  • Bảng kê hóa đơn bán ra
  • Bảng  kê hóa đơn bán ra tới từng sản phẩm

+ Hàm API web service.

Nâng cao (tính năng có tính phí)

  • Kết nối dữ liệu thông qua server trung gian hoặc thông qua Tool kết nối dữ liệu
  • Ký số bằng HSM.
  • Tách gộp hóa đơn
  • Gửi hóa đơn cho người mua theo lịch (tùy chỉnh)
  • Báo cáo trạng thái tải hóa đơn của người mua.
  • Ký tự động, bán tự động ...

 

GIỚI THIỆU GIAO DIỆN PHẦN MỀM (WEB)

        

  1. QUY TRÌNH TẠO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
  • Bước 1: Thêm 1 hoặc nhiều khách hàng (người mua hàng) vào hệ thống
  • Bước 2: Tạo 1 hoặc nhiều sản phẩm vào hệ thống

        (có thể bỏ qua bước 1, 2 này)

  • Bước 3: Tạo hóa đơn
  • Bước 4: Ký số hóa đơn
  1. (bước 1) - TẠO DANH MỤC KHÁCH HÀNG (NGƯỜI MUA HÀNG)

Người dùng có thể thêm mới khách hàng bằng cách:

  • Nhập hàng loạt từ excel: nhấn vào nút “Nhập dữ liệu từ excel”
  • Thủ công: nhấn vào nút “Thêm mới khách hàng”

  1. (bước 2) - TẠO DANH MỤC SẢN PHẨM/HÀNG HÓA

Người dùng có thể thêm mới khách hàng bằng cách:

  • Nhập hàng loạt từ excel: nhấn vào nút “Nhập dữ liệu từ excel”.
  • Thủ công: nhấn vào nút “Thêm mới Sản phẩm”.

  1. (bước 3) - TẠO HÓA ĐƠN

  1. (bước 4) - KÝ HÓA ĐƠN

Bước 1: Cắm token vào máy tính

Bước 2: Ký số bằng cách vào mục “Nghiệp vụ” => chọn “Ký”

  1. GỬI HÓA ĐƠN CHO NGƯỜI MUA

Để gửi hóa đơn cho người mua, có các cách sau:

  1. Gửi qua email: Hóa đơn khi ký số xong, ngay lập tức hệ thống tự động sẽ gửi email cho người mua.
     

Trường hợp muốn gửi mail cho nhiều người, làm như sau:

i) Chọn “Nghiệp vụ” => chọn gửi email
ii) nhập email cần gửi, nhấn nút gửi:

  1. Chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy để giao cho người mua
    Trên hóa đơn chuyển đổi có hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn gốc.

  1. Gửi SMS cho người mua: Tính năng có thu phí, vui lòng liên hệ để được tư vấn.
  1. GỬI HÓA ĐƠN NHÁP CHO NGƯỜI MUA
  • Trong phần “Nghiệp vụ”, chọn “Gửi email”
  1. HỦY HÓA ĐƠN + LẬP BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN
  • Nguyên tắc:
    • Khi hóa đơn đã lập + ký số, nếu đơn hàng bị hủy, người dùng tiến hành hủy hóa đơn.
    • Hóa đơn đã hủy sẽ tự động được thông báo qua email cho người mua.
    • Lập hóa đơn hủy xong, hệ thống tự động tạo Biên bản hủy hóa đơn, người bán và người mua tiến hành ký số lên biên bản (không cần lập biên bản giấy).
  • Thực hiện như sau:
    • Chọn nghiệp vụ Hủy hóa đơn

  • Nêu lý do Hủy hóa đơn. Lý do này sẽ được điền vào mục lý do hủy hóa đơn trong biên bản hủy hóa đơn.
    • Ký biên bản hủy hóa đơn.

  1. LẬP HÓA ĐƠN THAY THẾ + LẬP BIÊN BẢN THAY THẾ HÓA ĐƠN
  • Nguyên tắc:
    • Khi hóa đơn đã lập + ký số, nếu hóa đơn xuất sai và người bán và người mua chưa kê khai thuế, người dùng tiến hành lập hóa đơn thay thế.
    • Hóa đơn bị thay thế sẽ có dòng trạng thái “Hóa đơn đã hủy”  trên hóa đơn.
    • Hóa đơn thay thế sẽ có dòng trạng thái “Hóa đơn thay thế cho hóa đơn số …, ký hiệu …, mẫu số …, ngày …”.
    • Khi lập hóa đơn thay thế xong, hệ thống tự động thông báo qua email v/v thay thế hóa đơn cho người mua.
    • Lập hóa đơn thay thế xong, hệ thống tự động tạo Biên bản thay thế hóa đơn, người bán và người mua tiến hành ký số lên biên bản (không cần lập biên bản giấy).
  • Thực hiện như sau:
    • Chọn nghiệp vụ thay thế hóa đơn
  • Nêu lý do thay thế hóa đơn. Lý do này sẽ được điền vào mục lý do thay thế hóa đơn trong biên bản thay thế hóa đơn.
  • Ký biên bản Thay thế hóa đơn: Thực hiện giống ký biên bản Hủy hóa đơn.
     
  1. LẬP HÓA ĐƠN, BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN
  • Nguyên tắc:
    • Khi hóa đơn đã lập + ký số, nếu hóa đơn xuất sai và người bán hoặc người mua đã kê khai thuế, người dùng tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh.
    • Hóa đơn bị điều chỉnh vẫn còn nguyên giá trị..
    • Hóa đơn điều chỉnh sẽ có dòng trạng thái “Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn số …, ký hiệu …, mẫu số …, ngày …”.
    • Khi lập hóa đơn điều chỉnh xong, hệ thống tự động thông báo qua email v/v điều chỉnh hóa đơn cho người mua.
    • Lập hóa đơn điều chỉnh xong, hệ thống tự động tạo Biên bản điều chỉnh hóa đơn, người bán và người mua tiến hành ký số lên biên bản (không cần lập biên bản giấy).
  • Thực hiện như sau:
    • Chọn nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn
  • Nêu lý do điều chỉnh hóa đơn. Lý do này sẽ được điền vào mục lý do điều chỉnh hóa đơn trong biên bản điều chỉnh hóa đơn.

  • Ký biên bản Thay thế hóa đơn: Thực hiện giống ký biên bản Hủy hóa đơn
     
  1. XUẤT BÁO CÁO

Hệ thống cho phép xuất báo cáo:

  • Thống kê tình hình sử dụng hóa đơn.
  • Bảng kê bán ra.
  • Bảng kê chi tiết đến từng sản phẩm.

  1. TRÁCH NHIỆM LƯU TRỮ DỮ LIỆU CỦA NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN, ĐƠN VỊ CUNG CẤP PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Theo khoản 1, Điều 7, Thông tư Số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 thì ngoài việc đơn vị cung cấp lưu trữ hóa đơn đã lập, người người bán phải chủ động lưu trữ hóa đơn điện tử đã tạo trên máy tính.

“1. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

 

 

 

B. DÀNH CHO NGƯỜI MUA

  1. Nhận hóa đơn bằng email

  1. Tra cứu hóa đơn trên website

 

C. MỞ RỘNG

  • Kết nối dữ liệu giữa phần mềm kế toán/ERP … với phần mềm Hóa đơn điện tử AZ Invoice.
  • Tạo thêm tính năng theo yêu cầu riêng.

=> Vui lòng liên hệ bộ phận kinh doanh để được hỗ trợ, giải đáp.

 

 

D. SỰ KHÁC BIỆT CỦA AZ INVOICE

AZ Invoice là nhà sản xuất phần mềm chuyên nghiệp, do đó, chúng tôi có đủ trình độ công nghệ, giải pháp để đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của Quý khách, đồng thời chúng tôi sẵn sang cung cấp bảng giá tốt nhất thị trường.

 

 

 

E. CÁC LỖI THƯỜNG GẶP

Lỗi 1: Tải phần mềm ký số (Sign_tool) đến 99% thì lỗi

Nguyên nhân: Máy tính người dùng bị virus (tham khảo tại http://bb.com.vn/pro/hoi-dap/cach-diet-virus/2571-download-99-la-bi-dung-la-do-virus-hay-do-ket-noi-mang.html)

Cách khắc phục: tải bộ cài từ máy tính khác và chuyển file đó sang máy tính bị lỗi nêu trên để cài đặt.

(hoặc tải về tại: https://azinvoice.vn/files/sign_tool.zip ).

 

Lỗi 2: Lỗi chặn tải xuống hoặc lỗi không xem được hóa đơn

Nguyên nhân: Cần bật chế độ cho phép tải xuống hoặc load file lên.

Cách khắc phục:

 

 

Tin tức liên quan

Hướng dẫn đăng nhập dành cho người mua, người bán trên phần mềm AZ Invoice

Hướng dẫn đăng nhập dành cho người mua, người bán Cách thức lấy lại mật khẩu AZ Invoice

Sơ lược các tính năng của phần mềm Hóa đơn điện tử AZ Invoice

Sơ lược các tính năng của phần mềm Hóa đơn điện tử AZ Invoice

Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử AZ INVOICE

Người mua tìm – tra cứu hóa đơn gốc XML và tìm cách đọc file gốc này(1) – sau đó đối chiếu dữ liệu giữa bản gốc (xml) và bản nhận được, nếu khớp dữ liệu, người mua tiến hành lưu trữ bản gốc (xml) về máy tính, lưu lại thông tin link tra cứu và mã tra cứu, lưu lại Hóa đơn giấy hoặc lưu file PDF

Những lưu ý khi sử dụng Hóa Đơn Điện Tử kế toán cần nắm

Đối tượng tiếp cận và sử dụng chiếm đến 95% là kế toán. Vậy kế toán cần nắm rõ các lưu ý sau đây để trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn. Cụ thể như thế nào hãy cùng theo dõi bài viết từ AZ Invoic

Quy trình đăng ký, phát hành hóa đơn điện tử AZ Invoice

Quy trình đăng ký, phát hành hóa đơn điện tử AZ Invoice

Phần mềm hỗ trợ kê khai, nộp thuế, giao dịch điện tử qua mạng

Tổng hợp phần mềm cài đặt kê khai điện tử. Tài liệu hướng dẫn kê khai điện tử chuyên nghiệp. kê khai điện tử thuế, kê khai điện tử bhxh, Kê khai hải quan, Kê khai hóa đơn điện tử,…

Gói thuê dịch vụ

Trả phí theo số lượng đăng ký mua Quý khách không cần đầu tư hạ tầng: máy chủ, tường lửa ... AZ lưu trữ miễn phí 10 năm

Gói bản quyền phần mềm (lincence)

Mô tả sơ lược: Gói sản phẩm cho phép không giới hạn số lượng hóa đơn xuất, dữ liệu hóa đơn hoàn toàn nằm hoàn toàn tại doanh nghiệp. Khách hàng trả phí Licence phần mềm cho năm đầu tiên, các năm tiếp theo trả phí duy trì, bảo dưỡng (15-25%) Khách hàng tự đầu tư hạ tầng: máy chủ Quý khách được sử dụng Website theo tên miền riêng. Quý khách sử dụng các tính năng có sẵn, các yêu cầu chỉnh sửa riêng sẽ được tính phí hợp lý.

Gói giải pháp

Mô tả sơ lược: Gói sản phẩm cho phép không giới hạn số lượng hóa đơn xuất, dữ liệu hóa đơn hoàn toàn nằm hoàn toàn tại doanh nghiệp. Khách hàng trả phí Licence phần mềm cho năm đầu tiên, các năm tiếp theo trả phí duy trì, bảo dưỡng (15-25%) Khách hàng tự đầu tư hạ tầng: máy chủ Quý khách được sử dụng Website theo tên miền riêng. Quý khách tư vấn và triển khai các giải pháp kỹ thuật để đảm bảo việc kết nối theo yêu cầu riêng.

Demo

Tài khoản demo phần mềm AZ Invoice